İşçiye İhtarname Örneği: Savunma İstem Yazısı ve İş K. m.19 Usulü

İşçiye ihtarname örneği ararken çoğu işveren tek bir belge ile üç ayrı ihtiyacı karşılamaya çalışır: davranışı tespit eden uyarı, fesihten önce alınması zorunlu savunma ve fesih bildirimi. 4857 sayılı İş Kanunu bu üçünü farklı hükümlere bağlar ve aralarındaki sırayı bozan işveren, davranışa dayanan feshi geçersiz kılar. Aşağıda ihtarın hukuki işlevini, m.19'daki savunma zorunluluğunu, m.25/II ve m.26'daki süre kısıtını, m.109'daki şekil kurallarını ve iki belgeyi birlikte içeren bir örneği veriyoruz.

İhtarnamenin İşlevi: Uyarı, Tespit ve Delil

İş Kanunu "ihtar" kurumunu ayrıca düzenlemez; ihtar, işverenin yönetim hakkından doğan yazılı bir uyarıdır. Üç işlevi vardır:

• Uyarı: işçiye davranışın sözleşmeye veya işyeri kurallarına aykırı olduğunu ve tekrarında uygulanacak sonucu bildirir.
• Tespit: olayın tarihini, yerini ve içeriğini yazılı hâle getirir; aylar sonra açılacak davada olayın ispatı bu belgeye dayanır.
• Fesih altyapısı: m.25/II-h, işçinin yapmakla ödevli olduğu görevleri kendisine hatırlatıldığı hâlde yapmamakta ısrar etmesini haklı fesih sebebi sayar. "Hatırlatma" unsurunun ispatı yazılı ihtardır; ihtarı olmayan işveren bu bende dayanamaz.

Geçerli fesih bakımından da ihtar önemlidir. m.18/1 uyarınca otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde en az altı aylık kıdemi olan işçinin belirsiz süreli sözleşmesini fesheden işveren, işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmak zorundadır. Yargıtay uygulamasında davranışa dayanan geçerli fesihte, feshin son çare olduğu ilkesi gereği işçinin daha önce uyarılıp uyarılmadığına bakılır. Uyarılmamış bir davranış için doğrudan fesih, işe iade davasında işveren aleyhine sonuç doğurur.

Yargıtay uygulamasında ihtar verilirken savunma alınması zorunlu değildir; savunma zorunluluğu fesih içindir. Ancak ihtar bir gün fesih gerekçesine dönüşeceği için, ihtardan önce işçinin açıklamasını almak ispat gücünü artırır.

Savunma Alma Zorunluluğu: İş K. m.19

m.19/1 fesih bildiriminin yazılı yapılmasını ve fesih sebebinin açık ve kesin biçimde belirtilmesini ister. m.19/2 ise bu yazının merkezindeki kuralı koyar: hakkındaki iddialara karşı savunması alınmadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez. Aynı fıkra, işverenin m.25/II şartlarına uygun fesih hakkını saklı tutar.

Bu hükümden dört usul kuralı çıkar:

1. Savunma, davranış ve verim nedenli fesihte zorunludur; işletme gereklerinden kaynaklanan fesihte aranmaz.
2. İddialar savunma istem yazısında somut olarak yazılmalıdır: tarih, olay, hangi kuralın ihlal edildiği. "Performansınız düşüktür" gibi genel ifadeler savunma hakkını kullandırmaz.
3. Savunma fesihten önce istenir. Yargıtay uygulamasında fesih bildirimiyle birlikte veya fesihten sonra savunma istenmesi, savunma alınmamış sayılmasına yol açar.
4. İşçiye makul süre verilir; yazıda savunmanın nereye, ne zamana kadar ve hangi biçimde verileceği, verilmezse savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı yazılır. Süre kanunda yoktur; uygulamada iki ila üç iş günü yaygındır, iddia karmaşıksa süre uzatılır.

m.25/II kapsamındaki haklı fesih savunma zorunluluğunun dışındadır; ancak fesih sebebinin gerçekten m.25/II'ye girip girmediği davada tartışılacağı için, süre elveriyorsa haklı fesihte de savunma almak işverenin ispat yükünü hafifletir. Feshin geçerli sebebe dayandığını ispat yükü m.20/2 uyarınca işverendedir.

Haklı Fesih Sebepleri ve Altı İş Günü: m.25/II ve m.26

m.25/II, ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hâlleri sayar. İhtar ve savunma pratiğiyle en çok ilişkili bentler şunlardır:

• (b) işveren veya aile üyelerinin şeref ve namusuna dokunacak söz ve davranışlar, asılsız ihbar ve isnatlar.
• (d) işverene, ailesine veya başka bir işçiye sataşma; işyerine sarhoş ya da uyuşturucu madde almış olarak gelme.
• (e) güveni kötüye kullanma, hırsızlık, meslek sırlarını ortaya atma gibi doğruluk ve bağlılığa uymayan davranışlar.
• (g) izin almaksızın veya haklı sebep olmaksızın ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa tatil gününü izleyen iş günü ya da bir ayda üç iş günü devamsızlık.
• (h) görevleri, hatırlatıldığı hâlde yapmamakta ısrar.
• (ı) işin güvenliğini tehlikeye düşürme veya işyeri malına otuz günlük ücretiyle ödeyemeyeceği derecede hasar verme.

Süre kısıtı m.26'dadır: bu hâllere dayanan fesih yetkisi, davranışın diğer tarafça öğrenildiği günden başlayarak altı iş günü geçtikten ve her hâlde fiilin gerçekleşmesinden itibaren bir yıl sonra kullanılamaz; işçinin olayda maddi çıkar sağladığı hâllerde bir yıllık süre uygulanmaz. Altı iş günü, savunma istemek için harcanan süreyi de kapsar; savunma için üç gün verip cevabı beklerken fesih süresini kaçırmamak için takvimi öğrenme gününden kurun. Devamsızlık gibi süregelen hâllerde süre her devamsızlık gününden yeniden işler; ihtarda bu tarihleri tek tek yazın.

m.25/II ile fesheden işveren ihbar tazminatı ödemez; kıdem tazminatı da bu bentte doğmaz. Fesih haksız bulunursa sonuç tersine döner. Fesih yerine bildirimli fesih seçilirse m.17'deki bildirim süreleri (iki ile sekiz hafta) uygulanır ve kıdem tazminatı ödenir; hesap için kıdem ve ihbar tazminatı yazımıza bakabilirsiniz.

Şekil: Yazılı Bildirim, İmzadan Kaçınma ve KEP

m.109, 2025 değişikliğiyle bildirim usulünü yeniden düzenledi. Kanunda öngörülen bildirimler ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında ya da işçinin yazılı kabulü şartıyla kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı üzerinden yapılır. İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimler her hâlde yazılı yapılır. Yazılı bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa durum o yerde tutanakla tespit edilir. Tebligat Kanunu kapsamına giren tebligatlar o Kanuna göre yapılır; KEP maliyetini işveren karşılar.

Uygulama için kurallar:

• İhtarnameyi iki nüsha düzenleyin; bir nüshayı "tebellüğ ettim" kaydı, tarih ve imza ile alın.
• İşçi imzadan kaçınırsa aynı gün, iki tanık huzurunda, kaçınma olgusunu ve okunan metni belirten tutanak düzenleyin. Tanıkların işçinin amiri olmaması ispat gücünü artırır.
• Noter aracılığıyla gönderilecek ihtarnamenin genel biçimi için ihtarname nasıl yazılır yazımıza bakın; işçiye ihtarda noter zorunlu değildir, ancak işyerinden uzaklaşmış işçide tebliğ güvenliği sağlar.
• KEP kullanılacaksa işçinin yazılı kabulünü özlük dosyasına önceden alın; kabul yoksa KEP bildirimi m.109'a uymaz.

İhtarname içeriği ölçülü kalmalıdır. Aşağılayıcı, kişilik haklarına dokunan ya da haksız isnat içeren bir ihtar, işçiye haklı nedenle fesih ve psikolojik taciz iddiası için dayanak verir; bkz. mobbing davası dilekçesi. İhtar, olguyu ve kuralı yazar; kişiyi nitelemez.

İhtarname ve Savunma İstem Yazısı Örneği

Aşağıdaki örnek iki belgeyi bir arada verir: önce savunma istem yazısı, ardından savunma değerlendirildikten sonra verilen ihtarname. Fesih niyeti varsa savunma istem yazısı fesih bildiriminden ayrı ve önce tebliğ edilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Savunma istem yazısı ile fesih bildirimini aynı gün, hatta aynı zarfta tebliğ etmek; savunma alınmamış sayılır.
• İddiayı "performans düşüklüğü", "uyumsuzluk" gibi soyut yazmak; işçi neye karşı savunma yapacağını bilemez.
• Altı iş günlük süreyi olayın gerçekleştiği günden değil, işverenin öğrendiği günden hesaplamak gerekirken hiç hesaplamamak; savunma beklerken süreyi kaçırmak.
• İmzadan kaçınan işçi için tutanak düzenlememek veya tutanağı günler sonra tarihsiz tutmak.
• KEP ile bildirim yaparken işçinin yazılı kabulünü almamış olmak.
• İhtarı hakaret veya tehdit içeren dille yazmak; belge işverenin aleyhine delile dönüşür.
• Aynı davranış için ikinci bir ihtar vermeden, ilk ihtarı "hatırlatma" sayıp doğrudan m.25/II-h ile feshetmek; ısrar unsuru için ihtardan sonraki tekrar aranır.
• İhtarname ve savunma belgelerini özlük dosyasında saklamamak; m.20/2 uyarınca ispat yükü işverendedir.

Beyan ile İşçiye İhtarname Hazırlamak

Beyan'ın editörüne iş sözleşmesini, işyeri yönetmeliğini, tutanakları ve vardiya kayıtlarını PDF, DOCX, UDF veya görsel olarak yükleyip olayın tarihini ve dayandığınız bendi talimat olarak yazmanız yeterlidir; taranmış belgeler OCR ile okunur. Sistem savunma istem yazısı ile ihtarnameyi m.19 ve m.25/II çerçevesinde ayrı belgeler olarak kurar ve DOCX, PDF ya da UDF olarak dışa aktarır. Son hukuki denetim Av.K. m.34 uyarınca avukattadır.